Autos Zanet: avisos de cuota automáticos y un tablero de cobranza

El punto de partida

Autos Zanet administra unos 5.900 planes de ahorro activos. Todos los meses cada cliente tiene que pagar su cuota, y la mora le cuesta plata al concesionario: Fiat le paga incentivos según qué porcentaje de sus clientes está al día.

La cartera está en el sistema de Fiat, pero ese sistema no avisa a los clientes. Los datos estaban ahí y nadie les recordaba que pagaran a tiempo, ni les mandaba el cupón, ni sabía quién había recibido qué.

Tampoco había un lugar donde ver cómo venía la cobranza: quién pagó, quién no y si los avisos servían.

Un bot que avisa solo, todos los días

• Entra al sistema de Fiat, recorre la cartera completa y lee la cuota de cada cliente.
• Unos días antes del vencimiento le manda a cada cliente un mail con el monto exacto y el cupón de pago en PDF.
• Si la cuota vence y no se pagó, le manda un aviso de mora.
• No le manda dos veces lo mismo a nadie y respeta el cupo mensual de mails.
• Si algo falla, reintenta o avisa. Nunca manda un dato equivocado.
• Cada envío y el estado del día llegan por mail al equipo.

Un tablero de cobranza que se actualiza solo

Lo usan el equipo administrativo y la gerencia, cada uno con su usuario.

• Arriba, una frase con la conclusión del mes: cuánto se cobró a tantos días del vencimiento y cómo viene contra el mes anterior.
• La cobranza mes contra mes, medida siempre a los mismos días del vencimiento, para comparar lo comparable.
• La mora por antigüedad (una, dos, tres o más cuotas), para separar el atraso puntual del cliente que necesita gestión de cobranza.
• El recorrido de cada aviso: se envió, llegó, lo leyeron, pagaron.
• Para Administración, la lista de clientes a los que el mail no les llega, por no tener email o tenerlo mal, y el detalle cliente por cliente.

Qué cambió en el primer mes

• Más de 4.500 avisos de cuota y 1.200 avisos de mora enviados sin que nadie los mande.
• 95% de los mails entregados y 45% abiertos.
• La cartera completa revisada cada noche en el sistema de Fiat: unos 5.900 planes, pago por pago.
• Apareció algo que antes no se veía: la mora de tres cuotas o más creció un 50% en seis meses.
• Gerencia tiene por primera vez un tablero que responde “¿cómo viene la cobranza?” en una línea.

Qué sigue

Estamos sumando el seguimiento de los incentivos por mora que Fiat le paga al concesionario: en qué escalón está cada grupo de clientes y a qué clientes puntuales hay que llamar para cobrar el incentivo.

Los avisos también alimentan el módulo de Plan de Ahorro del tablero de supervisión comercial.

Cómo está hecho

Automatización con navegador sobre el sistema de Fiat, envío de mails con seguimiento de entrega y tablero web propio.